Gestión de Proyectos
Plataforma para registrar, hacer seguimiento y gestionar todas las solicitudes de tecnología de tu organización: proyectos, mejoras, requerimientos e incidentes.
¿Para qué sirve?
Centraliza en un solo lugar todas las solicitudes de TI que ingresan desde las distintas empresas, permitiendo a los gestores organizarlas, priorizarlas y comunicar su avance en tiempo real.
¿Quiénes lo usan?
| Perfil | Qué puede hacer |
|---|
| Gestor TI | Crear, editar, asignar y cerrar solicitudes. Acceder a configuración. |
| Usuario | Registrar solicitudes y hacer seguimiento de las propias. |
| Colaborador | Participar en solicitudes asignadas, actualizar avances. |
💡 Este sistema opera en tiempo real: si otro usuario actualiza una solicitud mientras tienes el sistema abierto, la información se sincroniza automáticamente.
Acceso y navegación
El sistema se accede desde el navegador en la red interna. No requiere instalación.
Barra de navegación superior
| Elemento | Función |
|---|
| Solicitudes | Vista principal con el listado de todas las solicitudes. |
| Timeline | Vista de Gantt con fechas y plazos por solicitud. |
| Dashboard | Resumen visual con métricas y gráficos del estado general. |
| Kanban | Tablero de columnas agrupadas por estado. |
| Papelera | Solicitudes eliminadas, recuperables durante el período configurado. |
| ⚙ Configuración | Ajustes del sistema (visible para gestores). |
| ? Ayuda | Esta documentación. |
Barra de gestores
Debajo de la navegación aparecen los chips de cada gestor con el número de solicitudes asignadas. Al hacer clic en uno se filtra el listado por ese gestor. Clic nuevamente para quitar el filtro. Se puede activar o desactivar desde Configuración → Generales.
Tipos de solicitudes
Cada solicitud pertenece a uno de los cuatro tipos base del sistema. El tipo se define al crear la solicitud y no puede modificarse después.
| Tipo | Cuándo usarlo |
|---|
| 01 - Proyecto | Iniciativas de mayor envergadura con múltiples etapas, fechas y recursos asignados. Ej: implementación de un sistema, migración de infraestructura. |
| 02 - Mejora | Optimizaciones a sistemas o procesos existentes. Ej: agregar un reporte, mejorar el rendimiento de una aplicación. |
| 03 - Requerimiento | Solicitudes de usuario que requieren análisis e implementación. Ej: necesidad de acceso a un sistema, creación de usuario. |
| 04 - Incidente | Fallas o problemas que afectan la operación normal. Ej: sistema caído, error en proceso productivo. |
⚠ Una vez creada la solicitud, el tipo no puede cambiarse. Si te equivocas, debes eliminar y crear una nueva.
Crear una solicitud
- En la vista Solicitudes, haz clic en el botón + Nueva solicitud.
- Selecciona el Tipo (Proyecto, Mejora, Requerimiento o Incidente). Este campo no podrá modificarse después.
- Completa el Título (obligatorio) y la descripción.
- Asigna una empresa, gerencia, prioridad y categoría.
- Si corresponde, define una fecha límite y asigna a un gestor.
- Haz clic en Guardar. La solicitud queda registrada y visible para todos los gestores.
Campos importantes
| Campo | Descripción |
|---|
| Título | Nombre breve y descriptivo. Ej: "Migración servidor SQL". |
| Tipo | No modificable una vez guardado. |
| Estado | Situación actual: Open, En Curso, Hold, Bloqueado, Cancelado, Cerrado. |
| Etapa | Fase dentro del ciclo de vida según el tipo de solicitud. |
| Prioridad | Urgencia relativa de la solicitud. |
| Gestor | Persona de TI responsable de resolver la solicitud. |
💡 El ID de la solicitud se genera automáticamente con el prefijo del tipo (ej: PR- para Proyectos, ME- para Mejoras) seguido de un número correlativo. El prefijo se configura en ⚙ → Tipos de Solicitudes.
Ciclo de vida de una solicitud
Una solicitud pasa por distintas fases desde que se registra hasta que se cierra. El ciclo varía según el tipo.
Flujo general
- Ingreso: la solicitud se crea con estado 01 - Open y etapa 01 - Backlog.
- Evaluación: el gestor analiza, asigna prioridad y puede cambiar la etapa a Evaluación o Análisis.
- Ejecución: el estado pasa a 02 - En Curso y la etapa avanza según el tipo.
- Revisión / QA: validación interna o con el usuario antes del cierre.
- Cierre: el estado pasa a 06 - Cerrado y la etapa a la fase final.
Estados disponibles
| Estado | Significado |
|---|
| 01 - Open | Ingresada, pendiente de atención. |
| 02 - En Curso | En trabajo activo por el gestor. |
| 03 - Hold | En pausa por decisión interna o espera de aprobación. |
| 04 - Bloqueado | Impedida por un factor externo. Requiere atención. |
| 05 - Cancelado | Descartada, no se implementará. |
| 06 - Cerrado | Completada y verificada. |
Etapas y fases
Las etapas representan el avance dentro del proceso de cada tipo de solicitud. Se configuran en Configuración → Tipos de Solicitudes.
Diferencia entre Estado y Etapa
| Estado | Etapa |
|---|
| ¿Qué indica? | Situación operacional general | Paso dentro del proceso específico |
| Ejemplo | En Curso, Hold, Cerrado | QA Interno, Despliegue, Marcha Blanca |
| ¿Quién lo define? | Configuración del sistema | Configuración por tipo de solicitud |
💡 Una solicitud puede estar en estado En Curso y etapa QA Usuario al mismo tiempo. Son dimensiones independientes.
Subfases
Algunas fases tienen subfases que permiten un seguimiento más granular. Ej: la fase "Evaluación" puede tener subfases "Cotización" y "Revisión Interna".
Listado de solicitudes
Vista principal del sistema. Muestra todas las solicitudes activas con opciones de filtro y búsqueda.
Filtros disponibles
| Filtro | Descripción |
|---|
| Búsqueda | Filtra por título, ID o descripción en tiempo real. |
| Tipo | Muestra solo Proyectos, Mejoras, Requerimientos o Incidentes. |
| Estado | Filtra por estado operacional. |
| Etapa | Filtra por fase del proceso. |
| Prioridad | Filtra por nivel de urgencia. |
| Empresa | Filtra solicitudes por empresa u organización. |
| Gestor | Filtra por responsable asignado. También desde los chips superiores. |
Acciones sobre una solicitud
- Clic en la fila para abrir el panel de detalle lateral.
- Desde el panel puedes editar campos, cambiar estado, etapa y gestor.
- El botón de tracker (si es Proyecto) abre el seguimiento de fases con porcentajes y tareas.
Dashboard
Vista de métricas y resumen visual del estado general de todas las solicitudes.
Métricas principales
| Métrica | Qué muestra |
|---|
| Total activos | Solicitudes que no están cerradas ni descartadas. |
| Atrasados | Solicitudes con fecha límite vencida y aún abiertas. |
| Cerrados este mes | Solicitudes cerradas en el mes calendario actual. |
| Por tipo | Distribución de solicitudes activas por Proyecto, Mejora, etc. |
| Por empresa | Volumen de solicitudes por empresa del grupo. |
| Por gestor | Carga de trabajo por cada gestor TI. |
Kanban
Tablero visual que organiza las solicitudes en columnas según su estado. Permite tener una vista rápida de la distribución del trabajo.
Columnas
| Columna | Estado correspondiente |
|---|
| Open | 01 - Open |
| En Curso | 02 - En Curso |
| Hold | 03 - Hold |
| Bloqueado | 04 - Bloqueado |
| Cancelado | 05 - Cancelado |
| Cerrado | 06 - Cerrado |
💡 Haz clic en cualquier tarjeta del Kanban para abrir el detalle completo de la solicitud.
Timeline (Gantt)
Vista de línea de tiempo que muestra las solicitudes como barras horizontales según sus fechas de inicio y fecha límite.
Cómo usarlo
- Las solicitudes con fecha límite definida aparecen como barras en el Gantt.
- El color de cada barra corresponde al tipo de solicitud.
- Las barras rojas indican solicitudes atrasadas.
- Haz clic en cualquier barra para abrir el detalle.
💡 Para que una solicitud aparezca en el Timeline, debe tener fecha límite definida.
Gestores
Los gestores son los usuarios de TI responsables de atender las solicitudes. Se configuran en Configuración → Usuarios con perfil Gestor.
Barra de gestores
La barra superior muestra un chip por cada gestor activo con:
- Avatar con iniciales del nombre
- Nombre del gestor
- Cantidad de solicitudes asignadas
- Cantidad de proyectos activos
Al hacer clic en un chip se filtra el listado mostrando solo las solicitudes de ese gestor. Clic nuevamente para quitar el filtro.
Asignar un gestor
- Abre el detalle de la solicitud desde el listado.
- En el campo Gestor, selecciona el responsable del desplegable.
- El cambio se guarda automáticamente.
Papelera
Las solicitudes eliminadas no se borran permanentemente de inmediato. Quedan en la papelera durante el período configurado (por defecto 30 días), desde donde pueden recuperarse.
Eliminar una solicitud
- Abre el detalle de la solicitud.
- Haz clic en el botón Eliminar (ícono papelera).
- Confirma la acción en el diálogo.
Recuperar una solicitud
- Ve a la vista Papelera en el menú superior.
- Busca la solicitud que quieres recuperar.
- Haz clic en Recuperar.
⚠ Transcurrido el período de retención, las solicitudes se eliminan permanentemente de forma automática. Este plazo se configura en Configuración → Generales.
Parámetros generales
Accesible desde el ícono ⚙ → Generales. Permite ajustar el comportamiento general del sistema.
| Parámetro | Descripción |
|---|
| Nombre del sistema | Título que aparece en el encabezado. |
| Organización | Nombre de la empresa o grupo. |
| Prefijo de tickets | Prefijo del ID por tipo de solicitud (configurable en Tipos de Solicitudes). Ej: PR- genera PR-0001 para Proyectos. |
| Tickets por página | Cantidad de solicitudes visibles en el listado. |
| Días en papelera | Tiempo antes de eliminar permanentemente solicitudes borradas. |
| Modo visualización | Claro, Oscuro o Sistema (sigue la preferencia del SO). |
| Barra de gestores | Muestra u oculta los chips de gestores sobre el listado. |
Configuración de Tipos de Solicitudes
Accesible desde ⚙ → Tipos de Solicitudes. Define las fases y subfases de cada tipo.
Reglas de edición
| Elemento | Puede activar/desactivar | Puede eliminar | Puede agregar |
|---|
| Tipo de solicitud (sistema) | ✓ | ✗ | — |
| Fase del sistema | ✓ | ✗ | — |
| Subfase del sistema | ✓ | ✗ | — |
| Fase agregada por usuario | ✓ | ✓ | — |
| Subfase agregada por usuario | ✓ | ✓ | — |
| Nueva fase | — | — | ✓ (en cualquier tipo) |
| Nueva subfase | — | — | ✓ (en cualquier fase) |
⚠ Las fases inactivas no aparecen en el selector de etapas al gestionar una solicitud.
Usuarios y gestores
Accesible desde ⚙ → Usuarios. Administra los usuarios del sistema y sus perfiles.
Perfiles disponibles
| Perfil | Acceso |
|---|
| Gestor | Acceso completo. Aparece en la barra de gestores y puede ser asignado a solicitudes. |
| Usuario | Puede crear solicitudes y ver el seguimiento. |
| Colaborador | Puede participar en solicitudes asignadas. |
Agregar un usuario
- Ve a Configuración → Usuarios y haz clic en + Nuevo usuario.
- Completa nombre, email, perfil y empresa.
- Guarda. El usuario queda disponible en los selectores del sistema.
💡 Solo los usuarios con perfil Gestor y estado Activo aparecen en la barra de gestores y en el selector de asignación.